Gemiye ilk teklifi vermek: kumanyada hız neden siparişi kazandırır

Bir gemi kumanya listesini gönderdiğinde, çoğu zaman tek bir tedarikçiye değil, birkaçına birden gönderir. Kaptanın ya da acentenin önünde sınırlı bir zaman vardır: gemi yaklaşıyor, demir yeri ve teslim saati belli olmalı, mürettebatın ihtiyacı karşılanmalı. Bu yarışta en ucuz teklif her zaman kazanmaz; ama eksiksiz, anlaşılır ve zamanında gelen ilk teklif çoğu zaman öne geçer.

Bu yazıda bir kumanya firmasının teklif sürecinde zamanı nerede kaybettiğini ve bu zamanı nasıl geri kazanabileceğini anlatıyoruz.

Liste geldiğinde saat işlemeye başlar

Gemiden gelen liste genellikle bir e-postanın ekinde ya da gövdesinde olur. O andan itibaren birkaç iş sırayla yapılır: liste okunur, ürünler kataloğunuzla eşlenir, fiyatlar ve kur hesaplanır, teklif belgesi hazırlanır ve gemiye gönderilir. Her adımda biraz zaman kaybedilir; toplamda bu süre saatleri bulabilir.

Kaptan ve acente için ise beklemek risktir. Gemi transit geçiyorsa ya da kısa süre demirde kalacaksa, teslimatın planlanması gerekir. Bu yüzden ilk gelen ve eksiksiz olan teklif, karar için doğal bir başlangıç noktası olur.

Hız nerede kaybediliyor?

Kumanya firmalarında en çok zaman alan işler genellikle şunlardır:

• Listeyi yeniden yazmak. PDF ya da fotoğraf olarak gelen liste elle tabloya aktarılır.
• Yabancı dildeki satırlar. Çince, Rusça ya da Japonca bir satırın ne olduğunu anlamak zaman alır.
• Fiyatı tek tek bulmak. Her ürün için alış fiyatı, güncel kur ve komisyon ayrı ayrı hesaplanır.
• Belgeyi biçimlemek. Teklif her seferinde yeniden düzenlenir, para birimi ve tarih elle yazılır.
• Doğru kişiye ulaşmak. Teklifin hangi adrese ve hangi yazışmanın içinde gideceği aranır.

Bu işlerin hiçbiri tek başına zor değildir; zorluk, her listede yeniden yapılmalarıdır.

Gemiyi önceden görmek

Hızın ilk kaynağı listeden önce başlar. Gemi trafiğini AIS verisiyle izleyen bir firma, bölgesine yaklaşan gemileri ve tahmini varış sürelerini önceden görür. Böylece:

• Düzenli çalıştığı armatör ve acentelerin gemilerini önceden fark eder.
• Gemiye ya da acenteye liste gelmeden önce kendini hatırlatabilir.
• Sık istenen ürünlerin stoğunu ve teslimat teknesini önceden planlar.

Gemi demir atmadan hazırlıklı olmak, liste geldiğinde kazanılan ilk zamandır.

Listeyi tek seferde okumak

Listenin hangi biçimde geleceğini seçemezsiniz. Excel, PDF, telefonla çekilmiş bir fotoğraf ya da e-posta gövdesine yazılmış satırlar olabilir. Hızlı bir süreç her biçimi aynı şekilde karşılar: satırları okur, miktarı ve birimi ayırır, ürünü kataloğunuzla eşler.

Burada önemli olan, emin olunmayan satırları tahmin etmek yerine işaretlemektir. Bir satırın kataloğunuzdaki karşılığı belirsizse, o satır incelemeye düşmeli; diğerleri beklemeden ilerlemelidir. Bir kez düzelttiğiniz eşleşme de bir sonraki listede kendiliğinden tanınmalıdır.

Fiyatı hazır tutmak

Teklif hızının büyük bir kısmı, fiyatın liste gelmeden önce hazır olmasından gelir:

• Alış fiyatlarınız güncel ve tek bir yerde olmalı.
• Döviz kuru her gün kendiliğinden güncellenmeli.
• Komisyon kuralları ürün, kategori ve genel düzeyde önceden tanımlanmalı.
• Taze ürün gibi fiyatı sık değişen kalemler için güncel bir referans bulunmalı.

Bu dört parça hazırsa, satır eşlendiği anda fiyat da hesaplanmış olur.

Teklifi geminin dilinde göndermek

Teklif belgesi, gemide okunacağı dilde hazırlandığında karar kolaylaşır. PDF ve Excel birlikte gönderilirse hem okunur hem de gemide düzenlenebilir. Teklifin gemiden gelen e-postaya yanıt olarak, aynı yazışmanın içinde gitmesi de kaptanın ve acentenin işini kolaylaştırır.

Temin edilemeyen ürünleri teklifte açıkça belirtmek ve varsa yerine önerdiğiniz ürünü yazmak da güven verir.

Hız ile doğruluk arasında denge

Tamamen otomatik gönderim cazip görünebilir; ama yanlış bir teklifin gemiye gitmesi, geç kalmaktan daha pahalıya mal olabilir. Doğru denge şudur: teklif ancak bütün koşullar sağlandığında kendiliğinden gitsin. Her satır güvenle eşleşmiş olmalı, tutar belirlediğiniz sınırın altında kalmalı, gönderen tanıdık olmalı. Koşullardan biri eksikse teklif onayınıza düşmeli ve nedeni yazılmalı.

Shiporax’ta sınırlı otomatik gönderim tam olarak bu mantıkla çalışır: gönderme kararını yapay zekâ değil, sizin belirlediğiniz kurallar verir.

Kısaca

• Gemiyi listeden önce görün ve hazırlıklı olun.
• Listeyi hangi biçimde gelirse gelsin tek seferde okuyun, emin olmadığınızı işaretleyin.
• Alış fiyatı, kur ve komisyon kurallarınızı önceden hazır tutun.
• Teklifi geminin dilinde, PDF ve Excel olarak, aynı yazışmanın içinde gönderin.
• Otomatik gönderimi kurallara bağlayın; şüpheli durumda karar sizde kalsın.

Sık sorulanlar

Gemiye en geç ne zaman teklif vermek gerekir?

Kesin bir süre yok; karar çoğu zaman geminin varışından önceki birkaç saat içinde verilir. Liste geldikten sonra ne kadar erken, eksiksiz ve anlaşılır teklif verirseniz kaptanın ve acentenin işi o kadar kolaylaşır.

Hız için doğruluktan vazgeçmek gerekir mi?

Hayır. Hızın büyük kısmı tekrar eden işlerin ortadan kalkmasından gelir: listeyi yeniden yazmak, kur hesaplamak, belge biçimlemek. Kontrol edilmesi gereken satırları işaretleyen bir düzen, hem hızlı hem doğru teklif verdirir.