Первое предложение судну: почему скорость выигрывает заказ на провизию

Когда судно отправляет заявку на провизию, оно редко отправляет её одному поставщику. У капитана или агента мало времени: судно подходит, нужно определить место стоянки и время поставки, обеспечить экипаж. В этой гонке самое дешёвое предложение побеждает не всегда; но первое полное, понятное и своевременное предложение часто оказывается впереди.

В этой статье разбираем, где поставщик теряет время при подготовке предложения и как его вернуть.

Часы запускаются, когда приходит заявка

Заявка с судна обычно приходит вложением или в тексте письма. С этого момента работы идут одна за другой: заявку читают, товары сопоставляют с каталогом, рассчитывают цены и курс, готовят документ предложения и отправляют его на судно. На каждом шаге теряется немного времени, а вместе это может занять часы.

Для капитана и агента ожидание означает риск. Если судно идёт транзитом или простоит на якоре недолго, поставку нужно спланировать. Поэтому первое полное предложение становится естественной отправной точкой для решения.

Где теряется время?

У поставщиков судового снабжения больше всего времени обычно уходит на следующее:

• Перепечатка заявки. Заявку в PDF или на фото вручную переносят в таблицу.
• Строки на иностранном языке. Чтобы понять строку на китайском или японском, нужно время.
• Поиск каждой цены. Для каждого товара отдельно считают закупочную цену, текущий курс и наценку.
• Оформление документа. Предложение каждый раз оформляют заново, валюту и даты вписывают вручную.
• Поиск нужного адресата. Ищут адрес и переписку, в которой должно уйти предложение.

Ни одна из этих работ сама по себе не сложна; сложность в том, что они повторяются для каждой заявки.

Видеть судно заранее

Первый источник скорости появляется ещё до заявки. Поставщик, который следит за трафиком судов по данным AIS, заранее видит суда, подходящие к его району, и их ожидаемое время прибытия. Это позволяет:

• Заранее заметить суда владельцев и агентов, с которыми вы постоянно работаете.
• Напомнить о себе судну или агенту ещё до прихода заявки.
• Заранее спланировать запас часто запрашиваемых товаров и катер для поставки.

Быть готовым до того, как судно встанет на якорь, это первое выигранное время, когда приходит заявка.

Прочитать заявку за один раз

Формат заявки выбрать нельзя. Это может быть Excel, PDF, фото с телефона или строки в тексте письма. Быстрый процесс одинаково принимает любой формат: читает строки, отделяет количество и единицу, сопоставляет товар с вашим каталогом.

Здесь важно помечать сомнительные строки, а не угадывать. Если соответствие строки в каталоге неясно, она должна уйти на проверку, а остальные двигаться дальше без ожидания. Сопоставление, которое вы исправили один раз, должно распознаваться само в следующей заявке.

Держать цены готовыми

Большая часть скорости предложения появляется, когда цены готовы ещё до заявки:

• Закупочные цены должны быть актуальными и в одном месте.
• Курс валюты должен обновляться автоматически каждый день.
• Правила наценки должны быть заданы заранее на уровне товара, категории и общего правила.
• Для товаров с часто меняющейся ценой, например свежих продуктов, нужен актуальный ориентир.

Когда эти четыре части готовы, цена рассчитана в тот момент, когда строка сопоставлена.

Отправлять предложение на языке судна

Документ предложения на языке, на котором его будут читать на борту, упрощает решение. Если отправить PDF и Excel вместе, предложение можно и прочитать, и отредактировать на борту. Ответ на письмо судна в той же переписке тоже облегчает работу капитана и агента.

Честно указывать товары, которые невозможно поставить, и называть предлагаемую замену тоже вызывает доверие.

Баланс скорости и точности

Полностью автоматическая отправка может казаться привлекательной; но ошибочное предложение, ушедшее на судно, может обойтись дороже опоздания. Правильный баланс таков: предложение уходит само только тогда, когда выполнены все условия. Каждая строка должна быть уверенно сопоставлена, сумма должна быть ниже установленного лимита, отправитель должен быть известен. Если не выполнено хотя бы одно условие, предложение должно ждать вашего подтверждения с указанием причины.

Ограниченная автоматическая отправка в Shiporax работает именно так: решение об отправке принимают ваши правила, а не ИИ.

Кратко

• Видьте судно раньше заявки и будьте готовы.
• Читайте заявку за один раз в любом формате и помечайте то, в чём не уверены.
• Держите закупочные цены, курс и правила наценки готовыми заранее.
• Отправляйте предложение на языке судна, в PDF и Excel, в той же переписке.
• Привяжите автоматическую отправку к правилам; в сомнительных случаях решение остаётся за вами.

Частые вопросы

Как быстро нужно отправить предложение судну?

Жёсткого срока нет; решение часто принимается за несколько часов до прихода судна. Чем раньше после заявки придёт полное и понятное предложение, тем проще работа капитана и агента.

Нужно ли жертвовать точностью ради скорости?

Нет. Основная часть скорости появляется, когда исчезает повторяющаяся работа: перепечатка заявки, пересчёт курса, оформление документа. Порядок, при котором помечаются строки для проверки, даёт предложение и быстрое, и точное.