船舶向け2026年10月16日約3分で読めます

食料品の注文リストの作り方：速く正確な見積もりのための10のコツ

船名、ETA、単位、梱包、代替品、優先順位。リストに数行の情報を加えるだけで、違う商品や遅れた見積もりを防げます。

食料品の見積もりの速さと正確さは、船から届くリストに大きく左右されます。分かりやすいリストなら業者は最初から各行を正しく読めますが、不完全なリストは質問と回答のやり取りで何時間も失わせます。次の10のコツは、リストを作るときにその時間を取り戻す助けになります。

1. 船と航海を紹介する

リストの冒頭に船名、IMO 番号、船籍を書きます。業者は同じ日に複数の船の見積もりを作っているかもしれません。これらの情報があれば、リストが正しい船と結び付きます。

到着予定（ETA）と納品の場所（港、錨地、航行中）は、業者の段取りの基本です。ETA が変わったら、短い注記で更新してください。

船舶代理店の名称と連絡先は、納品と書類の調整に必要です。見積もりを送ってほしいメールアドレスもはっきり書いてください。

「Rice」ではなく「Rice, long grain, 25 kg bag」と書けば、違う商品が届くリスクがなくなります。特定のブランドが必要ならブランドを、そうでなければ種類とサイズを書きます。

各行に数量と単位を一緒に書きます。KGS、PCS、CTN、BTL などです。梱包の情報は別に示します。「Eggs, 30 pcs/tray, 20 trays」と「Eggs 20」は同じではありません。

IMPA コードは照合を速くします。コードがなくても心配はいりません。分かりやすい商品の説明が同じ役割を果たします。

生鮮品、冷凍品、乾物を別々の項目にまとめます。洗剤や客室用品など、食料品以外の品目も別に書きます。こうすれば各項目がすぐに適切な仕入先へ回されます。

どの商品の代わりに何を受け入れるか、どの品目が欠かせないかを示します。「Salmon fillet, if not available trout fillet」のような短い注記が、見積もりに空欄が残るのを防ぎます。

乗組員に食事の要件（ハラール、ベジタリアン、アレルギー）があれば、リストの冒頭に書いてください。商品と代替品を選ぶときに考慮されます。

到着予定の24〜48時間前に、リスト全体を一つのファイルで送れば、最も速く見積もりが届きます。あとで追加する場合は、同じやり取りの中で、変更点をはっきり書いて送ってください。

リストはどの形式で送ればよいですか？

手元にあるもので構いません。Excel、PDF、写真、メール本文に書いた行のどれでも大丈夫です。Excel が最も間違いなく読み取れます。写真を送る場合は、行がはっきりすべて写っているか確認してください。

リストを送ったあとで変更できますか？

はい。同じメールのやり取りの中で、何を追加・削除したかをはっきり書いて送ってください。新しいファイルを送る場合は、ファイル名に版を入れてください。