Судам2 мин чтения
Как составить заявку на провизию: 10 советов для быстрого и точного ответа
Название судна, ETA, единица, упаковка, замены и приоритеты. Несколько строк дополнительных сведений в заявке спасают от неверного товара и запоздалого предложения.
Скорость и точность предложения по провизии во многом зависят от заявки, которая приходит с судна. Понятная заявка позволяет поставщику с первого раза правильно прочитать каждую строку; неполная отнимает часы на вопросы и ответы. Десять советов ниже помогут вернуть это время при подготовке заявки.
1. Представьте судно и рейс
Напишите в начале заявки название судна, номер IMO и флаг. Поставщик может в тот же день готовить предложения нескольким судам; эти сведения гарантируют, что заявка будет связана с нужным судном.
2. Укажите время прибытия и место поставки
Ожидаемое время прибытия (ETA) и место поставки (порт, якорная стоянка или на ходу) это основа планирования поставщика. Если ETA меняется, сообщите об этом короткой пометкой.
3. Добавьте агента и контактное лицо
Название и контакты судового агента нужны для согласования поставки и документов. Ясно укажите и адрес почты, на который нужно отправить предложение.
4. Опишите товар
Если написать «Rice, long grain, 25 kg bag» вместо «Rice», риск неверного товара исчезает. Если нужна определённая марка, укажите марку; если нет, напишите вид и размер.
5. Пишите количество вместе с единицей
В каждой строке должны быть количество и единица: KGS, PCS, CTN, BTL и так далее. Упаковку указывайте отдельно: «Eggs, 30 pcs/tray, 20 trays» и «Eggs 20» это не одно и то же.
| Товар | Подробности | Количество | Единица |
|---|---|---|---|
| Beef striploin | boneless, chilled | 40 | KGS |
| Rice | long grain, 25 kg bag | 8 | BAG |
| Eggs | 30 pcs/tray | 20 | TRAY |
| Tomatoes | fresh | 60 | KGS |
6. Добавьте коды IMPA, если они есть
Коды IMPA ускоряют сопоставление. Если кодов нет, не беспокойтесь: понятное описание товара делает ту же работу.
7. Разделите заявку на разделы
Соберите свежие, замороженные и сухие продукты в отдельные разделы. Позиции, не относящиеся к провизии, например моющие средства и принадлежности для кают, тоже пишите отдельно. Так каждый раздел быстро уходит нужному источнику снабжения.
8. Укажите замены и приоритеты
Напишите, что вы принимаете вместо чего и какие позиции обязательны. Короткая пометка вроде «Salmon fillet, if not available trout fillet» не оставит в предложении пустых строк.
9. Укажите особые требования
Если у экипажа есть требования к питанию (халяль, вегетарианские блюда, аллергии), напишите их в начале заявки. Это учтут при выборе товаров и замен.
10. Отправляйте заявку рано и одним файлом
Вся заявка одним файлом за 24-48 часов до ожидаемого прибытия приносит самое быстрое предложение. Если нужно что-то добавить позже, отправьте это в той же переписке, ясно указав изменение.
Кратко
- Судно, ETA, место поставки и агент в начале заявки.
- В каждой строке описание товара, количество и единица вместе.
- Разделите на разделы; укажите замены и приоритеты.
- Отправляйте заявку рано и одним файлом.
Частые вопросы
В каком формате отправлять заявку?
В том, который у вас есть: Excel, PDF, фото или строки в тексте письма. Excel читается с наименьшим числом ошибок; если отправляете фото, убедитесь, что строки чёткие и видны полностью.
Можно ли изменить заявку после отправки?
Да. Отправьте изменение в той же переписке и ясно укажите, что добавлено или убрано; если отправляете новый файл, добавьте в название номер версии.
