Gemiler için2 dk okuma
Kumanya listesi nasıl hazırlanır: hızlı ve doğru teklif için 10 ipucu
Gemi adı, ETA, birim, ambalaj, ikame ve öncelik. Listeye eklenen birkaç satırlık bilgi yanlış ürünü ve geç gelen teklifi önler.
Bir kumanya teklifinin hızı ve doğruluğu büyük ölçüde gemiden gelen listeye bağlıdır. Açık bir liste, tedarikçinin her satırı ilk seferde doğru okumasını sağlar; eksik bir liste ise soru-cevapla saatler kaybettirir. Aşağıdaki on ipucu, listenizi hazırlarken bu zamanı geri kazanmanıza yardımcı olur.
1. Gemiyi ve seferi tanıtın
Listenin başına gemi adını, IMO numarasını ve bayrağını yazın. Tedarikçi aynı gün birden fazla gemiye teklif hazırlıyor olabilir; bu bilgiler listenin doğru gemiyle eşleşmesini sağlar.
2. Varış zamanını ve teslim yerini belirtin
Tahmini varış zamanı (ETA) ve teslimatın nerede yapılacağı (liman, demir yeri ya da geçiş sırası) tedarikçinin planlamasının temelidir. ETA değişirse kısa bir notla güncelleyin.
3. Acenteyi ve iletişim kişisini ekleyin
Gemi acentesinin adı ve iletişim bilgisi, teslimatın ve belgelerin koordinasyonu için gereklidir. Teklifin gönderileceği e-posta adresini de açıkça yazın.
4. Ürünü tarif edin
“Rice” yerine “Rice, long grain, 25 kg bag” yazmak yanlış ürün riskini ortadan kaldırır. Belirli bir marka istiyorsanız markayı, istemiyorsanız cinsi ve boyu yazın.
5. Miktarı birimiyle yazın
Her satırda miktar ve birim birlikte olmalı: KGS, PCS, CTN, BTL gibi. Ambalaj bilgisini ayrı belirtin: “Eggs, 30 pcs/tray, 20 trays” ile “Eggs 20” aynı şey değildir.
| Ürün | Ayrıntı | Miktar | Birim |
|---|---|---|---|
| Beef striploin | boneless, chilled | 40 | KGS |
| Rice | long grain, 25 kg bag | 8 | BAG |
| Eggs | 30 pcs/tray | 20 | TRAY |
| Tomatoes | fresh | 60 | KGS |
6. IMPA kodunuz varsa ekleyin
IMPA kodları eşlemeyi hızlandırır. Kodunuz yoksa endişelenmeyin; açık bir ürün tarifi aynı işi görür.
7. Bölümlere ayırın
Taze, donmuş ve kuru ürünleri ayrı bölümlerde toplayın. Temizlik ve kabin malzemesi gibi kumanya dışı kalemleri de ayrı yazın. Böylece her bölüm ilgili tedarik kaynağına hızla yönlendirilir.
8. İkameleri ve öncelikleri yazın
Hangi ürünün yerine neyi kabul ettiğinizi ve hangi kalemlerin vazgeçilmez olduğunu belirtin. “Salmon fillet, if not available trout fillet” gibi kısa bir not, teklifte boş satır kalmasını önler.
9. Özel gereksinimleri belirtin
Mürettebatın beslenme gereksinimleri (helal ürün, vejetaryen seçenekler, alerjiler) varsa listenin başında yazın. Bu bilgi ürün seçiminde ve ikamelerde dikkate alınır.
10. Listeyi erken ve tek dosyada gönderin
Listenin tamamını tek dosyada ve tahmini varıştan 24 ila 48 saat önce göndermek en hızlı teklifi getirir. Sonradan ekleme yapacaksanız aynı yazışmada, değişikliği açıkça belirterek gönderin.
Kısaca
- Gemi, ETA, teslim yeri ve acente listenin başında olsun.
- Her satırda ürün tarifi, miktar ve birim birlikte yazılsın.
- Bölümlere ayırın; ikame ve öncelikleri belirtin.
- Listeyi erken ve tek dosyada gönderin.
Sık sorulanlar
Listeyi hangi biçimde göndermeliyim?
Elinizde hangisi varsa: Excel, PDF, fotoğraf ya da e-posta gövdesine yazılmış satırlar. Excel en az hatayla okunur; fotoğraf gönderirseniz satırların net ve tam göründüğünden emin olun.
Listeyi gönderdikten sonra değişiklik yapabilir miyim?
Evet. Değişikliği aynı e-posta yazışmasında, neyin eklendiğini ya da çıkarıldığını açıkça yazarak gönderin; yeni dosya gönderiyorsanız adına sürüm ekleyin.
