Заявки на китайском, японском и английском: читаем строку за строкой

Экипажи судов, которые проходят через ваш район или заходят в ваш порт, приезжают из разных стран, и заявки пишутся на разных языках. Английский встречается чаще всего, но заявки на китайском, русском, японском, арабском и многих других языках обычное дело. Меняется и формат: выгрузка Excel из судовой программы, отсканированный PDF, фото с телефона или строки в тексте письма.

В этой статье разбираем самые частые ошибки при чтении многоязычных заявок и способы их избежать.

Единицы: самая дорогая ошибка

Неверно прочитанное название обычно замечают; неверно прочитанная единица тихо портит сумму предложения. В таблице ниже собраны единицы, которые часто встречаются в заявках:

Язык	Написание	Значение
Английский	KGS, PCS, PCK / PKT, CTN, CRT, BTL, TIN, JAR, LTR	Килограмм, штука, пачка, коробка, ящик, бутылка, жестяная банка, стеклянная банка, литр
Китайский	公斤, 斤, 克, 升, 个, 包, 箱, 瓶, 袋, 罐	Килограмм, полкилограмма, грамм, литр, штука, пачка, коробка, бутылка, мешок, банка
Русский	кг, г, л, шт., уп., кор., бут., бан., пач.	Килограмм, грамм, литр, штука, упаковка, коробка, бутылка, банка, пачка
Японский	kg, 個, 本, 箱, 袋, 缶, ケース	Килограмм, штука, бутылка или длинный предмет, коробка, мешок, банка, ящик

Две ловушки требуют особого внимания:

• Китайское «斤» (цзинь) равно половине килограмма. «大米 20斤» означает 10 кг риса, а не 20 кг. В той же заявке может встречаться и «公斤» (килограмм).
• Японское «本» считает длинные предметы: бутылки, ручки, рулоны. «醤油 1L × 12本» означает двенадцать бутылок соевого соуса.

Упаковка и количество в одной строке

В одной строке может быть и количество, и упаковка: «Eggs 30 pcs/tray × 20», «大米 25公斤/袋 × 4», «Молоко 1 л × 12 шт.» Здесь нужно ясно понять, за какую единицу вы даёте цену: 20 лотков или 600 яиц? Если есть неясность, лучше пометить строку примечанием, чем угадывать. Капитан или артельщик быстро ответит на вопрос в одну строку; предложение с неверной единицей подрывает доверие.

Названия товаров: марка, вид и местное название

Суда могут писать один и тот же товар по-разному. «Lipton Yellow Label», «立顿黄牌红茶» и «чай Липтон» это один и тот же чай. Одни заявки прямо требуют марку, другие указывают только вид: «rice long grain» или «长粒大米». Если марка запрошена, а её нет на складе, хорошая практика ясно указать в предложении, какой товар вы предлагаете взамен.

Коды IMPA

Некоторые заявки указывают товары кодами IMPA. Эти коды облегчают сопоставление; но не каждая заявка их содержит, и записаны они не всегда верно. Самый надёжный путь проверять код вместе с названием и размером. Если связать коды, присланные судами, с товарами своего каталога и сохранить их, тот же код в следующей заявке распознается сразу.

Сопоставление с каталогом

В итоге каждая прочитанная строка должна быть связана с товаром вашего каталога. Здесь помогают три правила:

1. Доверяйте точному совпадению, а не похожести. Если название и размер совпадают полностью, сопоставление надёжно; если только похожи, строку нужно проверить.
2. Сохраняйте исправления. Когда вы вручную связываете строку с нужным товаром, эта связь должна сохраняться как синоним, чтобы то же написание распознавалось само.
3. Задерживайте сомнительную строку, а не всю заявку. Предложение на сорок строк не должно ждать из-за двух сомнительных.

Два языка в панели, один в документе

При работе с многоязычными заявками есть две разные потребности. Команда, которая готовит предложение, хочет читать строку на своём языке; судно хочет видеть предложение на своём. Поэтому панель Shiporax показывает каждую строку в переводе крупно, а оригинал мелко под ним (в пилотный период перевод на турецкий), а документ, который уходит на судно, готовится на языке судна.

Чек-лист

• Проверяйте единицу раньше названия, особенно 斤, 本 и строки с упаковкой.
• Если количество и упаковка в одной строке, уточните единицу предложения.
• Если марка запрошена, укажите её; если нет, ясно напишите предлагаемый товар.
• Проверяйте коды IMPA вместе с названием и размером.
• Сохраняйте каждое сопоставление, исправленное вручную.
• Отправляйте предложение на языке, на котором пришла заявка.

Частые вопросы

Как сопоставлять заявки без кодов IMPA?

Сопоставляйте строку с товаром в каталоге по названию, размеру и единице. Если сохранить подтверждённое сопоставление как синоним, то же написание в следующей заявке распознается само.

На каком языке отправлять предложение?

Отправка на языке, на котором пришла заявка, ускоряет решение. Заголовки и пояснения документа должны быть на языке судна, а строки товаров сохранять написание судна.